オフィス選びの基本は広さ・一人当たりの適性スペースを理解しよう

オフィスを新たに借りる、移転する際、どの程度の広さが必要かをまずは理解しておきましょう。そのために重要なのは、一人当たりの適正なスペースについてです。だいたい従業員一人当たりどのくらいのスペースが必要かを把握したうえで自分たちに必要な部屋の広さを検討しましょう。

一人当たりの面積とは?

現在稼働しているオフィスで従業員1人当たりどのくらいのスペースが確保されているのか、いろいろとデータが出ています。賃借面積と利用人数で調査しているのですが、4坪程度が平均といわれています。

実際より広く出る場合も

4坪というと、だいたい8畳分のスペースが割り当てられている計算になります。このように言われると「ウチよりかなり広い」と思う人もいるでしょう。しかしこれは部屋の使い方が関係しているようです。実はこの平均の坪数のデータについて詳しく検証すると、一人当たり7坪以上になるテナントが1割以上ありました。これは接客スペースや会議室、文書を管理するためのスペースが広くとられていて、それが一人当たりの坪数の広さに反映されたと考えられます。実質一人当たりのオフィススペースの平均は、だいたい2~3坪といわれています。

業種によって異なる

1人当たりの面積は業種によっても異なるようです。比較的広くなるのは金融・保険業や専門・技術サービス業です。いずれも1人当たり平均4坪以上になります。これは顧客や取引先など外部の人間が頻繁に訪れるからでしょう。エントランスや応接室を広くすることで、訪問者の印象をよくしたいという目的が見え隠れします。また製造業も広めのスペースが取られています。これは従業員の空間が広いというよりも、製品や原材料の保管場所が必要で、その分スペースも広くなったと考えるべきです。

一方狭めの業種としてITがあります。3坪ちょっとで先ほど紹介した金融・保険業などよりも2畳分くらいも狭いです。業務の効率化が進んだことで、省スペース化が進んでいるからでしょう。このようにスペースを効率的に活用することで、従業員が多くてもそれほど広いオフィスを借りる必要がなくなるかもしれません。

コンパクトで快適なオフィス空間を作るには

オフィスの中には一人当たりのスペースをそれほど広くしなくても、快適に仕事のできるようなところもあります。そのためにはいろいろと工夫すべきポイントがあるので以下で見ていきます。

グループアドレスの導入

グループアドレスとは、ビジネスユニット単位で大まかに区分分けをします。そして空き席を使って作業する方式です。従来なら社員それぞれ決まった座席があるはずですが、これを共用にする方式です。従業員分のデスクを必ずしも確保する必要がなく、狭いスペースでも有効に活用できます。同じ部署の座席を固めることで、コミュニケーションも活発にできます。

電子文書の活用

オフィスが手狭になる理由の中の一つに、紙文書が溜まって、それがスペースを占有している場合が多いです。その場合、電子文書を活用するといいでしょう。社内文書はパソコンなどで共有するなどで必要のない髪を出さないようにすることです。そうすれば、文書の保管スペースを省略できるので広くないオフィスでも快適に利用できるわけです。

まとめ

オフィスを選定する際には、広さは重要です。どれだけの従業員がいて、どんな部屋が必要かを検討しましょう。またあまり広い部屋だと賃料が厳しいのであれば、効率的に限られた空間を利用するように心がけましょう。そうすれば、それほど広くない部屋でもゆとりのある空間にできるかもしれません。